캘린더 색상·카테고리 규칙: 한눈에 업무량 파악하는 분류 방법

캘린더 색상과 카테고리 규칙으로 업무량을 한눈에 파악하고 집중시간을 늘리는데 도움을 주는 캘린더 분류법을 정리해 봤습니다.

색을 넣었는데 오히려 더 정신없었던 적이 있습니다

예전에 저는 “캘린더를 보기 좋게 만들어야겠다”는 마음으로 다양한 색상을 사용했습니다. 회의는 파란색, 보고는 초록색, 외근은 주황색으로 정리했죠. 처음 며칠은 뿌듯했습니다. 그런데 시간이 지날수록 캘린더가 점점 정신없게 느껴지더라구요. 정작 중요한 건 “예쁜 색”이 아니라 한눈에 파악할 수 있는 기준인데 저는 기준 없이 색만 늘려서 더 혼란스러워진거죠. 그때 깨달았습니다. 캘린더 색상은 단순한 꾸미기가 아니라 의사결정 도구로써 적절하게 사용해야 합니다. 오늘은 제가 시행착오 끝에 정착한 색은 최소, 규칙은 단단 이라는 방식을 보기 쉽게 정리해 보겠습니다.

1) 캘린더 색상을 잘못 쓰면 생기는 문제 3가지

1. 색이 너무 많아져서 아무 의미가 없어짐색이 8개를 넘어가면, ‘이 색이 뭐였지?’부터 생각하게 됩니다. 결국 확인 비용이 늘어나고 캘린더를 덜 보게 됩니다.
2. 중요도와 종류가 뒤섞임“긴급”을 빨강으로, “회의”를 파랑으로 동시에 표현하려면 색이 감당이 안 됩니다. 색 하나에 역할 하나만 맡겨야 오래 갑니다.
3. 내가 지켜야 할 시간을 못 봄진짜 목적은 ‘업무량 파악’인데, 색이 많으면 오히려 집중시간이 어디에 있는지가 눈에 안 들어옵니다.

2) 제가 정착한 원칙: 색은 4개 이하, 질문은 1개

제 경험상 가장 유지가 잘 됐던 방법은 이거였습니다. 색을 “종류”가 아니라 “에너지/집중도” 기준으로 나누는 것이에요. 캘린더를 볼 때 제가 던지는 질문은 딱 하나였습니다.

“이 시간에 나는 집중이 필요한가, 아니면 대응/소통이 필요한가?”

이 질문 하나로 분류하면, 직장인의 하루가 훨씬 선명해집니다. 회의의 종류를 세분화하는 것보다, 내가 쓸 에너지의 결을 구분하는 게 실전에서 더 도움이 되더라고요.

3) 추천 카테고리 4종(이대로 쓰면 됩니다)

카테고리 A: 집중(Deep Work)

• 색 추천: 진한 보라/남색(눈에 확 들어오되 피로감 적은 톤)
• 포함 예시: 기획/작성/분석/검토/코드/자료 정리
• 목표: “이 시간은 회의 넣지 말 것”을 한눈에 표시

카테고리 B: 회의/협업(Communication)

• 색 추천: 파랑/청록
• 포함 예시: 팀 미팅, 고객 미팅, 1:1, 협업 회의
• 목표: 하루가 ‘소통 모드’인지 파악

카테고리 C: 마감/리마인드(Deadline / Reminder)

• 색 추천: 빨강(최소 사용)
• 포함 예시: 제출/발송/업로드/승인 마감, 회신 기한
• 목표: “놓치면 바로 손해”인 시간만 표시

카테고리 D: 개인/회복(Personal / Buffer)

• 색 추천: 회색/연한 초록
• 포함 예시: 점심, 이동, 휴식, 병원, 개인 일정
• 목표: 현실적인 버퍼 확보(캘린더 과밀 방지)

이 4개만으로도 “오늘 나는 어떤 하루를 보내는지”가 보입니다. 특히 집중(보라/남색) 블록이 주간 캘린더에서 얼마나 확보됐는지 보면, 야근이 예고되는 주인지 아닌지도 대략 감이 옵니다.

4) 색상보다 중요한 건 ‘이름 규칙’이었습니다

색을 줄였는데도 여전히 캘린더가 어지럽다면, 대부분 제목이 제각각일 가능성이 큽니다. 예전의 저는 회의를 “미팅”, “회의”, “콜”, “싱크”처럼 섞어 썼고, 나중에는 검색도 안 되고 회의 목적도 기억이 안 났어요.

그래서 제목 규칙을 만들었습니다. 아래 중 하나만 정해서 통일해도 체감이 큽니다.

제목 템플릿(복사해서 사용)

• [회의] (프로젝트) - 목적(결정/공유/검토)
• [집중] (업무) - 완료기준
• [마감] (제출물) - 제출/발송
• [개인] (일정) - 장소

저는 특히 집중 블록에 “완료 기준”을 넣는 게 도움이 됐습니다. “제안서”가 아니라 “제안서-목차 확정”처럼 써두면, 그 시간에 뭘 해야 하는지 고민이 줄어들거든요.

5) 주간 캘린더에서 업무량을 읽는 법(제가 보는 3가지 신호)

1. 집중 블록(보라/남색)이 주 3개 미만이면 위험 신호회의는 많은데 집중 시간이 없으면, 중요한 작업이 퇴근 후로 밀릴 가능성이 큽니다. 이럴 때는 회의 시간을 줄이거나(25/50분), 하루 1블록이라도 먼저 확보합니다.
2. 회의/협업(파랑)이 연속 3시간 이상이면 ‘회복 구간’이 필요3시간 연속 회의는 그 자체로 에너지 소모가 큽니다. 회의 뒤에 10~15분 버퍼를 넣지 않으면 오후 생산성이 급격히 떨어지더라고요.
3. 마감(빨강)이 하루에 2개 이상이면 ‘작성 블록’이 있는지 먼저 확인제출 일정이 보이면 마음이 급해집니다. 이때 중요한 건 제출 시간이 아니라, 그 전에 작성/검토를 위한 집중 블록이 확보되어 있는지입니다.

6) 실제로 느꼈던 개선 효과(현실적인 변화)

색상을 단순화하고, 제목 규칙을 통일하고, 집중/회의/마감/개인을 분리했더니 가장 크게 달라진 건 “계획의 정확도”였습니다. 예전엔 월요일마다 “이번 주에 뭐가 있었지?”부터 시작했는데, 이제는 주간 화면을 보는 순간 회의가 많은 날과 집중이 가능한 날이 바로 보였습니다.

특히 회의가 몰린 날에는 “어차피 글쓰기/기획은 어렵겠다”는 걸 인정하고, 그날은 회신/정리/승인 같은 짧은 일을 배치했습니다. 반대로 집중 블록이 확보된 날엔 중요한 일을 먼저 끝내면서, 결과적으로 야근이 줄어드는 흐름이 만들어졌어요. 거창한 도구보다, 캘린더를 읽을 수 있게 만든 것이 결정적이었습니다.

바로 적용하는 10분 셋업 체크리스트

• 캘린더 색상 카테고리를 4개 이하로 줄였는가?
• 색상 기준이 “종류”가 아니라 “집중도/에너지” 기준인가?
• 집중(Deep Work) 블록이 주간 화면에서 한눈에 보이는가?
• 제목 템플릿을 하나로 통일했는가?
• 마감(빨강) 일정 앞에 작성/검토 집중 블록이 확보되어 있는가?
• 회의가 몰린 구간 뒤에 10분 버퍼가 있는가?

총정리

캘린더 색상은 ‘예쁘게’가 아니라 ‘명확하게’가 목표입니다. 색을 줄이면 오히려 더 많은 정보가 보입니다. 내가 집중할 시간, 소통할 시간, 마감이 걸린 시간, 그리고 회복할 시간이요. 오늘부터 색상을 4개로 줄이고, 집중 블록에만 가장 눈에 띄는 색을 부여해보세요. 그 순간부터 캘린더가 “일정표”가 아니라 업무량 대시보드처럼 보일 겁니다. 다음 글에서는 주간 리뷰(Weekly Review)를 적어보겠습니다. 한 주를 편하게 만들 수 있는 루틴을 제 경험담을 토대로 정리해 볼게요.