파일명 규칙 만들기 검색 가능한 아카이브 구축하는 방법

폴더 정리를 아무리 잘해도 파일명이 엉망이면 결국 검색이 막힙니다. 최종본, 진짜최종, 최최종이 반복되면 “어느 게 최신인지” 판단하는 데만 시간이 새요. 그래서 파일 정리의 핵심은 폴더보다 파일명 규칙(네이밍 규칙)입니다. 오늘은 개인/팀 모두에 적용 가능한, 검색 가능한 아카이브를 만드는 파일명 규칙을 템플릿으로 정리합니다.

핵심 원칙: “파일명만 봐도 3가지는 알게 하자”

파일명을 열어보기 전에도 최소한 아래 3가지는 알 수 있어야 합니다.

• 언제 만든(또는 수정한) 파일인지
• 무슨 내용인지
• 어느 버전/상태인지

이 3가지가 들어가면, 폴더를 헤매지 않아도 검색으로 찾을 확률이 크게 올라갑니다.

추천 파일명 템플릿 3종(상황별)

템플릿 A: 가장 범용(개인/업무 공용)

YYYY-MM-DD_주제_키워드_v01

• 예: 2025-12-14_업무자동화_지메일필터_v01
• 예: 2025-12-14_회의록_주간회의_v02

템플릿 B: 협업/프로젝트용(태그 포함)

[프로젝트]_YYYY-MM-DD_문서유형_내용_v01

• 예: [AUTO]_2025-12-14_기획서_요구사항_v03
• 예: [BRAND]_2025-12-14_보고서_성과정리_v01

템플릿 C: 제출/산출물용(상태 포함)

YYYY-MM-DD_문서유형_제목_STATUS

• 예: 2025-12-14_제안서_서비스개요_SUBMIT
• 예: 2025-12-14_계약서_업체명_SIGNED

팁: 협업에서는 “프로젝트 태그”와 “문서 유형(회의록/기획서/보고서)”만 통일해도 파일 찾는 시간이 크게 줄어듭니다.

날짜 표기는 YYYY-MM-DD가 정답

날짜는 정렬이 중요합니다. 12.14나 2025년12월처럼 섞이면 정렬이 깨져요. 그래서 추천은 YYYY-MM-DD 형식입니다.

• 좋음: 2025-12-14
• 비추천: 25.12.14, 12-14-2025, 2025_12_14(팀에서 섞일 수 있음)

물론 언더바(_)로 써도 되지만, 팀에서는 하이픈(-)이 더 직관적입니다.

버전 표기는 “v01, v02”처럼 0을 붙이자

버전을 v1, v2로 쓰면 정렬에서 v10이 v2보다 먼저 나오는 등 꼬일 수 있습니다. 그래서 자리수를 고정하는 방식이 좋습니다.

• 추천: v01, v02, v03 ... v10
• 비추천: 최종, 최종본, 진짜최종

버전을 올릴 때는 “내용이 바뀌면 올린다”처럼 단순하게 운영하세요. 너무 세밀한 규칙은 유지가 어렵습니다.

공백 대신 언더바(_) 사용(호환성)

파일명 공백은 시스템마다 처리 방식이 달라 URL/공유 링크에서 깨질 수 있습니다. 그래서 공백 대신 _를 추천합니다.

• 추천: 주간회의_회의록
• 비추천: 주간회의 회의록

그리고 특수문자(/ \ : * ? " < > |)는 운영체제에서 제한되는 경우가 많으니 피하세요.

상태(STATUS)는 4개만 쓰면 된다

파일이 여러 단계로 오갈 때는 상태를 추가하면 혼란이 줄어듭니다. 다만 상태가 많아지면 또 관리가 어려워져요. 아래 4개만으로도 충분합니다.

• DRAFT: 초안
• REVIEW: 검토 중
• SUBMIT: 제출/전달
• FINAL: 최종 확정(가능하면 v와 함께)

예: [AUTO]_2025-12-14_기획서_요구사항_v04_REVIEW

한 번에 갈아엎지 말고 “앞으로 들어오는 파일부터”

기존 파일이 수천 개라면 전부 바꾸려다 포기합니다. 가장 현실적인 방법은 새로 생성되는 파일부터 규칙을 적용하는 겁니다.

1. 오늘부터 만드는 문서는 템플릿 A로 통일
2. 자주 찾는 폴더 1개만 먼저 정리
3. 한 달 뒤에 체감이 생기면 범위를 확장

정리는 “완벽”이 아니라 “지속”이 목표입니다.

바로 복사해 쓰는 예시 12개

• 2025-12-14_회의록_주간회의_v01
• 2025-12-14_업무자동화_지메일필터_v02
• 2025-12-14_견적서_업체A_v01_SUBMIT
• 2025-12-14_계약서_업체A_v01_SIGNED
• [AUTO]_2025-12-14_기획서_요구사항_v03_REVIEW
• [AUTO]_2025-12-14_보고서_성과정리_v01
• 2025-12-14_자료조사_확장프로그램_링크모음_v01
• 2025-12-14_가계부_지출내역_v12
• 2025-12-14_발표자료_초안_v01_DRAFT
• 2025-12-14_발표자료_v03_FINAL
• 2025-12-14_세금_증빙모음_v01
• 2025-12-14_고객문의_답변초안_v01

마무리

파일명 규칙은 거창한 시스템이 아니라, 반복 가능한 습관입니다. “날짜 + 주제 + 버전(또는 상태)”만 붙여도 검색이 쉬워지고, 팀 작업에서는 커뮤니케이션 비용까지 줄어듭니다.

다음 글에서는 북마크가 쌓여도 다시 찾을 수 있게 만드는 북마크 정리 시스템: 태그 vs 폴더를 실전 기준으로 정리하겠습니다.

FAQ

Q. 날짜는 작성일과 수정일 중 뭘 쓰는 게 좋나요?

A. 팀 기준이 없으면 “작성 시작일”을 추천합니다. 대신 큰 수정이 있으면 버전(v)을 올려 흐름을 남기는 방식이 안정적입니다.

Q. FINAL은 언제 붙여야 하나요?

A. 외부 제출/공유로 확정된 파일에만 붙이세요. 그 외에는 v로 관리하는 편이 ‘최종 난립’을 막습니다.