프로젝트 진행표 간단하게 만드는 방법

프로젝트 관리가 힘든 이유는 “도구가 없어서”가 아니라, 진행 상황이 한 화면에 안 보이기 때문입니다. 간트차트는 멋있지만 유지보수가 어렵고, 작은 프로젝트에는 오히려 과합니다. 오늘은 구글 스프레드시트(또는 엑셀)로 “간트 없이도” 충분히 운영되는 프로젝트 진행표를 만드는 방법을 템플릿 형태로 정리합니다.

핵심 원칙: “작업 목록 + 상태 + 마감”만 있어도 된다

대부분의 프로젝트는 아래 3가지만 제대로 보이면 굴러갑니다. 복잡한 차트보다 업데이트가 쉬운 표가 오래 갑니다.

• 무엇을 해야 하는지(작업)
• 지금 어디까지 왔는지(상태)
• 언제까지 해야 하는지(마감)

시트 구조: “원본(Tasks) + 대시보드(Dashboard)”로 분리

원본 표는 계속 늘어납니다. 그래서 입력용(Tasks)과 요약용(Dashboard)을 분리하면 관리가 훨씬 안정적입니다.

• Tasks: 작업을 추가/수정하는 표(원본 데이터)
• Dashboard: 진행률, 마감 임박, 담당자별 현황을 보는 화면

Tasks 표 컬럼(이대로 만들면 끝)

아래 컬럼만으로도 대부분의 업무가 커버됩니다. (필요한 것만 추가하세요.)

A: ID
B: 작업명
C: 담당자
D: 상태 (Backlog / In Progress / Blocked / Done)
E: 우선순위 (P1 / P2 / P3)
F: 시작일
G: 마감일
H: 다음 행동(Next Action)
I: 비고/링크
      

포인트는 H(다음 행동)입니다. “기획하기” 같은 큰 말 대신 “요구사항 5줄 정리 후 공유”처럼 바로 실행 가능한 문장으로 적으면 진행이 빨라집니다.

드롭다운으로 입력 실수 막기(상태/우선순위)

상태/우선순위는 자유 입력을 허용하면 오타로 집계가 깨집니다. 반드시 드롭다운(데이터 유효성)으로 통일하세요.

• 상태: Backlog, In Progress, Blocked, Done
• 우선순위: P1(긴급), P2(중요), P3(일반)

협업이라면 “입력 거부” 옵션을 권장합니다. 시트 품질이 확 올라갑니다.

꼭 써먹는 수식 4개(대시보드용)

아래는 이해하기 쉬운 예시입니다. 범위는 상황에 맞게 조정하세요.

전체 작업 수

=COUNTA(Tasks!B2:B)

완료 작업 수

=COUNTIF(Tasks!D2:D,"Done")

진행률(%)

=IFERROR(COUNTIF(Tasks!D2:D,"Done") / COUNTA(Tasks!B2:B), 0)

마감 임박(예: 3일 이내 & 미완료) 목록

=FILTER(Tasks!B2:I, (Tasks!G2:G<=TODAY()+3) * (Tasks!D2:D<>"Done"))

팁: 마감 임박은 “목록”으로 뽑아야 힘이 납니다. 숫자만 있으면 결국 안 보게 돼요.

조건부 서식으로 “신호등” 만들기

표는 눈에 띄어야 관리됩니다. 아래 3개만 걸어도 체감이 큽니다.

• 마감 지남 & 미완료 → 빨간색
• 마감 3일 이내 & 미완료 → 주황색
• Done → 회색 처리(또는 줄 긋기 느낌)

메뉴: 서식 > 조건부 서식에서 규칙을 추가하면 됩니다. (규칙은 많아질수록 유지가 어려우니 3개 내로 유지 추천)

운영 루틴: “주간 15분”으로 유지되는 방식

진행표는 만드는 것보다 유지가 핵심입니다. 아래 루틴이면 부담이 적습니다.

1. 매주 1회(15분): Backlog에서 이번 주 할 일 3~7개만 선택
2. 매일 2분: 상태를 In Progress / Blocked / Done으로만 업데이트
3. Blocked가 생기면 “비고/링크”에 막힌 이유와 필요한 도움을 한 줄로 기록

프로젝트가 자꾸 늘어진다면, 이번 주에는 새 작업 추가보다 “진행 중인 작업을 끝내기”를 우선순위로 두는 것이 효과적입니다.

바로 복사해 쓰는 예시(Tasks 5줄 샘플)

ID | 작업명                | 담당자 | 상태        | 우선 | 시작일     | 마감일     | 다음 행동                      | 비고/링크
01 | 요구사항 정리          | 홍길동 | In Progress | P1   | 2025-12-14 | 2025-12-16 | 핵심 요구 10줄 작성 후 공유     | 문서 링크
02 | 레퍼런스 수집          | 홍길동 | Backlog     | P2   |            | 2025-12-20 | 경쟁사 5개 사례 캡처+요약       |
03 | 시트 자동화 세팅        | 김철수 | Blocked     | P1   | 2025-12-14 | 2025-12-18 | 권한 요청(편집 권한 필요)        | 담당자 확인 필요
04 | 초안 작성              | 김철수 | Backlog     | P2   |            | 2025-12-22 | 목차 6개 구성 후 서론 5문장 작성 |
05 | 최종 검수/발행          | 홍길동 | Backlog     | P3   |            | 2025-12-24 | 체크리스트 기반 검수             |
      

마무리

간트차트 없이도 프로젝트는 충분히 관리됩니다. 작업 목록 + 상태 + 마감 + 다음 행동만 제대로 유지하면, 팀이든 개인이든 “지금 뭘 해야 하는지”가 매일 선명해져요. 오늘 템플릿대로 Tasks/Dashboard만 만들어 두고, 주간 15분 루틴으로 운영해 보세요.

다음 글에서는 업무 커뮤니케이션을 확 줄이는 메일 템플릿 10개(요청/리마인드/감사/거절)을 바로 복사해서 쓸 수 있게 정리하겠습니다.

FAQ

Q. 작업이 너무 많아서 표가 길어져요.

A. Done은 별도 필터로 숨기거나, 완료 후 05_ARCHIVE 시트로 옮기는 방식이 깔끔합니다. “이번 주 작업”만 보이게 만드는 게 핵심이에요.

Q. Blocked는 어떻게 처리해야 하나요?

A. Blocked가 길어질수록 일정이 무너집니다. ‘막힌 이유’와 ‘누가 무엇을 해주면 풀리는지’를 다음 행동에 한 줄로 적고, 주간 점검 때 최우선으로 해소하세요.